Invisible Cost atau biaya siluman sering menjadi penyebab laba UMKM terasa lebih kecil daripada yang diperkirakan. Di Berempat.com, kami melihat persoalan ini menarik karena biaya tersebut sebenarnya tetap menggerus keuntungan, hanya saja nilainya tersebar dalam berbagai aktivitas kecil: mesin yang semakin tua, bahan makanan yang terbuang, karyawan yang menunggu pekerjaan, lembur, sampai biaya transfer antarbank yang hanya beberapa ribu rupiah setiap transaksi.
Masalahnya, biaya kecil cenderung dianggap tidak penting ketika dilihat satu per satu. Padahal, jika terjadi setiap hari selama berbulan-bulan, akumulasinya dapat menjadi angka yang cukup besar.
Karena itu, pemilik usaha perlu mengenali Invisible Cost sebagai bagian dari manajemen biaya. Tujuannya bukan sekadar memangkas pengeluaran, melainkan mengetahui berapa biaya sebenarnya untuk menghasilkan setiap produk dan melayani setiap pelanggan.
Apa Itu Invisible Cost dalam Bisnis?
Invisible Cost bukan istilah baku dalam standar akuntansi yang menunjukkan satu jenis akun tertentu. Istilah ini lebih tepat digunakan untuk menggambarkan biaya yang sering tidak terlihat dalam pengambilan keputusan sehari-hari atau tidak langsung terasa ketika transaksi berlangsung.
Contohnya, sebuah kedai kopi membeli mesin seharga Rp30 juta. Ketika mesin digunakan setiap hari, pemilik mungkin hanya mencatat pembelian aset tersebut. Padahal mesin memiliki umur manfaat dan nilainya perlu dialokasikan sebagai beban penyusutan selama masa penggunaannya.
Dalam SAK EMKM, Ikatan Akuntan Indonesia menyebut beban penyusutan diakui dalam laporan laba rugi. Penyusutan aset tetap dapat menggunakan metode garis lurus atau saldo menurun, sementara umur manfaat ditentukan berdasarkan periode kegunaan yang diperkirakan.
Artinya, biaya mesin sebenarnya tidak berhenti pada saat uang dibayarkan ketika membeli aset.
1. Hitung Penyusutan Mesin dan Peralatan
Misalnya sebuah kedai membeli mesin kopi seharga Rp30 juta dan memperkirakan mesin tersebut dapat digunakan selama 5 tahun.
Dengan metode garis lurus sederhana dan tanpa memperhitungkan nilai residu:
Rp30 juta ÷ 5 tahun = Rp6 juta per tahun
Jika dibagi 12 bulan, biaya penyusutannya sekitar:
Rp6 juta ÷ 12 = Rp500 ribu per bulan.
Angka Rp500 ribu tersebut dapat dimasukkan sebagai salah satu komponen biaya ketika pemilik menghitung profitabilitas usaha.
Hal yang sama berlaku untuk oven, freezer, mesin produksi, komputer kasir, kamera, kendaraan operasional, hingga motor kurir.
Untuk motor kurir seharga Rp24 juta dengan estimasi umur manfaat empat tahun, misalnya, penyusutan sederhananya sekitar Rp6 juta per tahun atau Rp500 ribu per bulan sebelum mempertimbangkan nilai residu.
Dengan cara tersebut, pemilik tidak terkecoh melihat laba kas yang terlihat besar karena biaya penggunaan aset sudah diperhitungkan.
Food Waste Bisa Diam-Diam Menggerus Margin
Bisnis makanan memiliki sumber Invisible Cost lain yang sangat penting: bahan baku yang terbuang.
Bappenas memperkirakan food loss and waste di Indonesia selama 2000–2019 mencapai 23–48 juta ton per tahun, atau sekitar 115–184 kilogram per kapita per tahun. Dari sisi ekonomi, pemborosan tersebut diperkirakan menyebabkan kehilangan sekitar Rp213–551 triliun per tahun, setara 4–5 persen PDB Indonesia.
Angka tersebut merupakan gambaran nasional dan bukan angka khusus UMKM. Namun, skalanya menunjukkan mengapa pemborosan makanan perlu diperhatikan sampai tingkat operasional.
Bayangkan sebuah restoran membeli bahan baku Rp20 juta per bulan. Jika bahan yang rusak, kedaluwarsa, salah produksi, atau tidak terjual setara 5 persen dari nilai pembelian, ada sekitar Rp1 juta per bulan yang berpotensi hilang.
Dalam setahun, nilainya mencapai sekitar Rp12 juta.
Persentase 5 persen di atas hanyalah contoh perhitungan, bukan angka rata-rata food waste UMKM. Setiap usaha perlu menghitung tingkat pemborosan berdasarkan data aktual.
Caranya sederhana: timbang atau catat bahan yang terbuang setiap hari, kelompokkan penyebabnya, kemudian kalikan jumlahnya dengan harga per unit bahan.
Dari sana pemilik bisa mengetahui apakah penyebab terbesar berasal dari pembelian berlebihan, penyimpanan, kesalahan produksi, porsi, atau produk yang tidak laku.
2. Waktu Tunggu Karyawan Juga Punya Harga
Biaya tenaga kerja tidak hanya muncul ketika karyawan sedang menyelesaikan pekerjaan.
Waktu tunggu juga memiliki nilai ekonomi.
Misalnya ada dua karyawan dengan total biaya tenaga kerja Rp6 juta per bulan. Jika dalam satu hari rata-rata mereka kehilangan satu jam produktif karena menunggu bahan, mesin, instruksi, sistem kasir, atau proses approval, sebagian biaya tenaga kerja sebenarnya digunakan untuk aktivitas yang tidak menghasilkan output.
Jika bisnis beroperasi 26 hari dalam sebulan, maka satu jam waktu tunggu per hari menghasilkan sekitar 26 jam waktu tidak produktif untuk satu orang.
Angka tersebut perlu dibandingkan dengan upah per jam dan nilai output yang seharusnya bisa dihasilkan.
Karena itu, pemilik UMKM sebaiknya tidak hanya mencatat jam kerja. Catat juga jam produktif, jam tunggu, jam lembur, dan penyebab waktu terbuang.
Lembur: Biaya yang Bisa Menandakan Masalah Operasional
Lembur terkadang dianggap sebagai solusi cepat ketika pesanan meningkat. Namun, jika terjadi terus-menerus, lembur dapat menjadi indikator bahwa kapasitas produksi, penjadwalan, atau pembagian pekerjaan perlu diperbaiki.
Peraturan ketenagakerjaan menetapkan ketentuan waktu kerja dan lembur. Dalam aturan yang memuat ketentuan tersebut, waktu kerja normal pada umumnya adalah 40 jam per minggu, sedangkan pekerjaan lembur memiliki batas dan kewajiban pembayaran upah lembur.
Sebagai ilustrasi, jika tambahan biaya lembur sebuah usaha rata-rata Rp750 ribu per bulan, dalam setahun nilainya mencapai Rp9 juta.
Pertanyaan yang perlu dijawab bukan sekadar “bagaimana mengurangi lembur?”, tetapi mengapa lembur terjadi?
Jika penyebabnya adalah pesanan musiman, lembur mungkin memang rasional. Namun, jika lembur muncul karena pekerjaan selalu terlambat akibat proses manual, stok sering terlambat datang, atau jadwal kerja tidak efisien, sumber masalahnya perlu diperbaiki.
3. Biaya Transfer Kecil, Akumulasinya Bisa Besar
Biaya administrasi transaksi juga sering dianggap sepele.
Bank Indonesia menetapkan biaya maksimal yang dapat dikenakan peserta BI-FAST kepada nasabah untuk layanan individual credit transfer sebesar Rp2.500 per transaksi.
Bagi satu transaksi, Rp2.500 memang kecil. Tetapi misalnya bisnis melakukan 20 transfer antarbank setiap hari selama 26 hari kerja.
20 × Rp2.500 × 26 = Rp1,3 juta per bulan.
Dalam satu tahun, angkanya dapat mencapai Rp15,6 juta jika frekuensi dan biaya tersebut konsisten.
Ini merupakan ilustrasi matematis, bukan berarti setiap transaksi UMKM pasti dikenakan biaya maksimal BI-FAST.
Karena itu, pemilik usaha perlu mengelompokkan biaya transfer berdasarkan jumlah transaksi, kanal pembayaran, bank yang digunakan, serta biaya aktual yang benar-benar dibebankan.
Jika memungkinkan, gunakan metode pembayaran atau mekanisme transfer yang paling efisien sesuai kebutuhan bisnis.
Buat Invisible Cost Menjadi Terlihat
Cara paling sederhana mengelola Invisible Cost adalah membuat daftar biaya yang sebelumnya tidak pernah diperiksa secara rutin.
Setiap bulan, UMKM dapat memantau setidaknya:
- penyusutan mesin dan kendaraan;
- bahan baku rusak atau kedaluwarsa;
- produk gagal produksi;
- makanan yang tidak terjual;
- waktu tunggu karyawan;
- biaya lembur;
- biaya transfer;
- biaya administrasi platform;
- biaya retur dan pengiriman ulang;
- kerusakan peralatan;
- kehilangan stok;
- biaya perbaikan mendadak.
Setelah itu, buat kolom frekuensi, nominal per kejadian, total bulanan, dan total tahunan.
Metode ini membuat biaya yang sebelumnya terasa “kecil” berubah menjadi angka yang bisa dianalisis.
Misalnya sebuah UMKM menemukan biaya tersembunyi Rp500 ribu dari penyusutan, Rp1 juta dari food waste, Rp750 ribu dari lembur, dan Rp1,3 juta dari transaksi perbankan. Totalnya mencapai Rp3,55 juta per bulan atau sekitar Rp42,6 juta per tahun.
Sekali lagi, angka tersebut merupakan contoh simulasi, bukan rata-rata biaya UMKM.
Namun, simulasi itu memperlihatkan satu hal penting: kebocoran laba tidak selalu berasal dari satu pengeluaran besar. Invisible Cost sering terbentuk dari banyak pengeluaran kecil yang terus berulang.
Kurang lebih, manajemen biaya UMKM bukan hanya soal mencari pemasok termurah atau menekan harga bahan baku. Pemilik bisnis perlu mengetahui biaya sebenarnya dari setiap proses operasional.
Ketika penyusutan aset dihitung, food waste dicatat, waktu tunggu diukur, lembur dievaluasi, dan biaya transaksi dikumpulkan, pemilik usaha akan mendapatkan gambaran margin yang jauh lebih realistis.
