Definisi dari aplikasi bisnis dalam tulisan ini adalah aplikasi (software) komputer yang bisa digunakan untuk membantu dalam menjalankan usaha. Berkaitan dengan hal tersebut, beberapa pertanyaan seperti siapa bilang penggunaan aplikasi di komputer hanya untuk usaha besar? Siapa bilang setiap usaha harus menggunakan aplikasi komputer? Apa ada aplikasi komputer selain membantu bikin surat (MS Word), bikin faktur, bikin anggaran (MS Excel), bikin presentasi penawaran (MS Power point) yang bisa digunakan untuk membantu mengelola usaha? Atau pertanyaan lainnya mungkin pernah terdengar atau terlintas di benak para pelaku usaha.
Umumnya teknologi informasi (aplikasi bisnis salah satunya) dapat dan memang sebaiknya dimanfaatkan oleh pelaku usaha untuk membuat usahanya semakin efisien, dan mendorong usaha tersebut memiliki daya saing yang lebih dibanding usaha lainnya. Beberapa manfaat yang bisa dirasakan pelaku usaha dengan penerapan teknologi informasi di antaranya:
- Pemasaran bisa lebih luas dan murah (internet marketing),
- Perubahan desain bisa disimulasikan/dicoba dulu tanpa takut rusak, kehabisan bahan, dll (Fotoshop, paint, dll),
- Promosi bisa lebih menarik,
- Pengelolaan keuangan lebih cepat dan mengurangi risiko penyelewengan (aplikasi akuntansi),
- Berbagai informasi pelanggan bisa disimpan,
- Pelayanan bisa lebih cepat, contoh dengan barcode, kasir tidak perlu lagi mengetik kode barang,
- Prediksi penjualan bisa dilakukan, dan masih banyak lagi manfaat lainnya yang bisa didapatkan.
Namun demikian, memang tidak semua usaha harus menggunakan bantuan teknologi informasi tersebut, paling tidak jika skala usaha masih terlalu kecil (meskipun banyak juga usaha kecil menjadi cepat besar karena memanfaatkan teknologi ini), biaya yang diperlukan lebih besar dari keuntungan yang bisa diperoleh, tidak ada SDM/karyawan yang bisa mengurus atau menanganinya, karakteristik produk yang tidak mungkin dipasarkan secara umum.
Terlepas dari hal tersebut di atas, ada beberapa aplikasi yang bisa digunakan oleh pelaku usaha untuk mempermudah megelola usahanya. Di samping tidak perlu membeli (karena ada versi yang gratis), aplikasi tersebut juga relatif mudah digunakan. Beberapa aplikasi tersebut diantaranya:
- QSB
Aplikasi ini bermanfaat untuk membantu pelaku usaha dalam hal :
- Meramalkan nilai penjualan di masa yang akan datang dengan berbagai metode dan pendekatan
- Menentukan jumlah produksi yang paling ‘pas’ dan perubahan yang diijinkan
- Pembagian tugas karyawan yang paling efisien
- Menentukan lokasi usaha yang paling optimal
- Menentukan alokasi pengiriman barang
- Menyelesaikan masalah antrean yang terjadi
- Dan masih banyak lagi
- QM for Windows
Aplikasi ini manfaatnya sama dengan aplikasi QSB di atas, namun versi gratisnya sudah tersedia di internet, hanya saja tidak semua fasilitas bisa digunakan
- Invest
Aplikasi ini bermanfaat untuk pelaku usaha yang memiliki dana menganggur dan ingin diinvestasikan ke surat berharga (Investasi ini tidak monopoli pengusaha dengan dana besar, UMKM pun bisa). Dengan aplikasi ini, pelaku usaha akan dibantu menempatkan dana menganggurnya dengan pertimbangan-pertimbangan yang lebih bisa dipertanggungjawabkan.
- CDP
Aplikasi ini sangat bermanfaat bagi pelaku usaha yang sering dihadapkan pada banyak pilihan, ketika akan memutuskan sesuatu, misalnya:
- Mesin dengan merek apa yang akan dipilih
- Jenis transportasi apa yang akan dipakai untuk mengirim barang
- Pemasok mana yang akan dipilih
- Bentuk dan bahan kemasan yang akan digunakan, dll
Dengan aplikasi ini, pelaku usaha akan dibantu menentukan pilihan yang paling memungkinkan (baik), di antara berbagai alternatif pilihan yang ada.
- OpenOffice
Aplikasi ini menjadi pilihan apabila pelaku usaha ingin membuat dan mencetak berbagai dokumen usaha (surat penawaran, daftar barang, dll). Dengan aplikasi ini pula pelaku usaha bisa membuat anggaran, mengevaluasi kinerja/hasil usaha. Pelaku usaha juga bisa melakukan presentasi lebih menarik dengan bantuan aplikasi ini, dan beberapa manfaat penting lainnya. Aplikasi ini menjadi pilihan, bila pelaku usaha tidak memiliki usaha untuk membeli Microsoft Office (Word, Excel, Power point, Access ), atau takut berdosa karena membeli bajakannya.
Aplikasi-aplikasi di atas hanya sebagian kecil dari banyak aplikasi gratis dan mudah, yang bisa dimanfaatkan untuk membantu mengelola usaha, termasuk aplikasi gratis yang bisa digunakan untuk membantu pelaku usaha dalam memasarkan produknya di internet.
Jadi, terbukalah pada kemungkinan ini, usaha menjadi lebih berhasil dengan memanfaatkan berbagai aplikasi komputer yang ada. Bagi pelaku usaha yang mau sedikit lelah, bisa keliling ke universitas-universitas, di sana juga banyak aplikasi-aplikasi gratis yang dibuat oleh mahasiswa yang bisa digunakan untuk membantu mengelola usaha, seperti aplikasi keuangan sederhana untuk UMKM, apalikasi menghitung pajak usaha, dan masih banyak lagi. Selamat mencoba!
Oleh : Aris Budi Setyawan
Program DIII Bisnis dan Kewirausahaan
Universitas Gunadarma
